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Strategische Unvollständigkeit und Zeitmanagement
Wo Innovation auf ROI trifft (Teil 2)
Zeit ist Geld: Wo Theorie auf Praxis trifft
Wenn Sie uns bis hierher gefolgt sind, erkennen Sie wahrscheinlich den Wert der strategischen Unvollständigkeit. Aber vielleicht fragen Sie sich auch: „Was ist mit den alltäglichen Aufgaben, die erledigt werden müssen?“ Genau hier trifft die Theorie auf die Praxis.
Stellen Sie sich vor, Sie könnten alle Ihre digitalen und analogen Aktivitäten an einem Ort zusammenfassen und damit zwei entscheidende Ergebnisse erzielen:
- 90 % der Zeit, die Sie mit der Suche nach Ihren Aufgaben verbringen, entfällt.
- Relevante Daten erscheinen automatisch auf Ihrem Schoß“, damit Sie strategisch denken und schreiben können.
Die Zeit, die Sie bei Routineaufgaben einsparen, schafft Raum für die wichtige „zielgerichtete Pause“, die wir bereits besprochen haben. Es ist ein positiver Kreislauf: Zeit ist Geld, aber Geld ist auch Zeit. Was Sie an Effizienz gewinnen, können Sie in strategisches Denken reinvestieren.
Ein Beispiel aus der realen Welt: Das Kundengespräch
Gehen wir einmal ein typisches Geschäftsszenario durch – ein erstes Gespräch mit einem potenziellen Kunden. Hier sehen Sie, wie Sie jeden Tag strategische Zeit gewinnen können, indem Sie anders arbeiten:
Die Gesprächsvorbereitung:
- Sie haben die ersten Unterlagen an den Kunden geschickt.
- Sie veranstalten einen Zoom-Anruf mit vier Teilnehmern
- Sie müssen die Namen und Bildschirmfotos der Teilnehmer erfassen
- Visitenkarten müssen ausgetauscht werden (über scannbare QR-Codes)
- Sie möchten das Gespräch für die Teambesprechung aufzeichnen und transkribieren lassen
- Sie benötigen Kontaktinformationen, aber vorerst nur die wichtigsten. Übertreiben Sie es nicht
Traditionelle Schmerzpunkte:
- Mehrere Tools für Notizen, Aufzeichnungen und Kontaktinformationen
- Zeitaufwand für die Organisation nach dem Meeting
- Schwieriges Auffinden von Informationen Wochen später
- Risiko, wichtige Details zu übersehen
- Schwierigkeiten bei der Weitergabe ausgewählter Informationen
Der rationalisierte Ansatz: Ihr Kunde befindet sich bereits im OPWINI-Tool (One Place When I Need It), wie wir es nennen, seit der ersten gemeinsamen Nutzung der Dokumentation. Jetzt geschieht alles mit einem einzigen Mausklick:
Ein-Klick-Aktionen über eine einzige 
Schaltfläche
- Hinzufügen handschriftlicher Besprechungsnotizen
- Gemeinsame Skizzen auf dem Bildschirm speichern
- Speichern und Verknüpfen der Besprechungsaufzeichnung
- Eine Abschrift der Aufzeichnung erhalten
- Erfassen von Screenshots der Teilnehmer
- Speichern von Visitenkartendaten
- Verknüpfung der empfangenen E-Mail-Anhänge
- Verknüpfen Sie ausgehende Dokumente
- Planen Sie ein Folgetreffen
- Teammitglieder benachrichtigen
- Markieren Sie Interessenten als „Angebotsmodus“ oder was immer Sie wollen
- Legen Sie eine Prioritätsstufe für das Follow-up fest
- Zu guter Letzt fügen Sie ein geplantes Datum für den nächsten Schritt hinzu
Das magische Ergebnis:
- Vollständige Besprechungsdokumentation in wenigen Minuten
- Nahtloser Zugriff auf alle Informationen bei Ihrem nächsten Meeting
- Null Minuten für die Suche nach Informationen
- Zugriff mit einem Klick aus Ihrem Kalender
- Alles ist automatisch mit dem Kunden und/oder dem Projekt verknüpft
Wenn Ihr nächster Termin in drei Wochen ansteht, finden Sie in Ihrem Kalender einen einzigen Link, der Ihnen sofortigen Zugriff auf alle Informationen des ersten Meetings ermöglicht – kein Suchen, keine verstreuten Dateien, keine fehlenden Details.
Der echte ROI
Denken Sie darüber nach: Wie viel Zeit verbringen Sie derzeit damit:
- Mit der Verwaltung von Kontaktdaten und der Nachverfolgung von Kontakten?
- Suchen Sie auf verschiedenen Plattformen nach Informationen?
- Versuchen Sie, sich zu erinnern, was in früheren Sitzungen besprochen wurde?
- Besprechungsnotizen zu organisieren und auszutauschen?
Stellen Sie sich nun vor, Sie könnten diese Zeit um 90 % reduzieren. Das ist nicht nur Effizienz – es ist strategische Zeit, die für Innovation und Wachstum zurückgewonnen wird.
30 Minuten pro Tag, 5 Tage pro Woche, das sind 3 Wochen pro Jahr!
